Redakcja 5 maja 2023 r
Wirtualne pokoje danych to obecnie najlepsze rozwiązanie do kontroli dostępu do poufnych informacji. Pokoje danych można wykorzystać do zarządzania własną bazą danych lub zapewnienia elastyczności i bezpieczeństwa wymiany informacji między firmami.
W tym celu wirtualne pokoje danych oprócz jasnych uprawnień i kontroli dostępu posiadają zazwyczaj funkcje ułatwiające zarządzanie dokumentami. Ponadto dzisiejsze rozwiązania do pokojów danych w coraz większym stopniu oferują proaktywne wsparcie dla cyfrowych procesów biznesowych.
Źródło obrazu: Pexels
Niezaprzeczalne zalety wirtualnego pokoju danych:
wyższa elastyczność wyższa wydajność wyższy poziom bezpieczeństwa
Pełna cyfryzacja oznacza, że z informacji można korzystać niezależnie od lokalizacji, urządzenia i czasu. Pokoje danych oferują elastyczność korzystania ze wspólnej, scentralizowanej i aktualnej bazy danych.
Strukturyzacja i funkcje wyszukiwania ułatwiają szybkie znajdowanie informacji. , które można wykorzystać do automatyzacji procesów cyfrowych w celu zaoszczędzenia dodatkowego czasu i zasobów.
Wersjonowanie i logowanie zapewniają bezpieczeństwo i przejrzystość procesów.
Aby uzyskać dodatkową elastyczność, często istnieje również możliwość łączenia pomieszczeń danych z innymi systemami za pośrednictwem interfejsów. Wreszcie, dane można łatwo wyeksportować lub zarchiwizować cyfrowo do późniejszego wykorzystania.
Konfiguracja wirtualnego pokoju danych jest prosta i prosta — wystarczy kilka kroków:
1. Jasno zdefiniuj swoje potrzeby
Aby znaleźć odpowiednie rozwiązanie dla własnych potrzeb, firmy powinny zadać sobie pytanie, co powinien robić wirtualny pokój danych:
Istnieją podstawowe wymagania, takie jak wyraźna autoryzacja i kontrola dostępu. Niezbędne są również logi dostępów, pobrań, zmian i usunięć oraz prosta i intuicyjna obsługa.
Istnieją jednak również jasno określone wymagania dotyczące produktywnego wykorzystania wirtualnego pokoju danych. Na przykład szybkość i dostępność dostępu, możliwość łatwego dodawania lub usuwania użytkowników, czym jest zarządzanie prawami i wiele więcej.
W zależności od branży istnieją również wymagania dotyczące zgodności, takie jak konfigurowalne warunki użytkowania, zdefiniowane czasy dostępu, znaki wodne w dokumentach tylko do przeglądania oraz funkcje chroniące przed nieautoryzowanym ujawnieniem, powielaniem lub masowym pobieraniem.
Przedsiębiorstwa muszą przede wszystkim określić, do czego ma służyć wirtualny data room i czy są jakieś szczególne wyzwania we własnych procesach, grupach docelowych czy branżach. Tylko wtedy mogą stworzyć określony katalog wymagań, z którymi rozwiązania i dostawcy mogą być walidowani na rynku.
2. Wybór dostawcy oprogramowania Data Room
Oprócz wymagań funkcjonalnych dotyczących rozwiązania do pokoju danych, interesariusze powinni również dokładnie zbadać dostawcę. Dzięki temu możesz określić, czy spełnia on Twoje własne warunki i wymogi prawne, na przykład w zakresie ochrony i bezpieczeństwa danych. Należy wyjaśnić następujące kwestie:
Gdzie znajduje się dostawca? Gdzie są serwery? Czy klient lub dostawca ma klucz do danych? Czy dostawca ma dostęp do danych w pokoju danych? Czy dane są bezpieczne podczas przetwarzania? Czy dostawca może udowodnić swoje bezpieczeństwo? Czy wsparcie jest łatwo dostępne?
Wypróbowana i przetestowana koncepcja ochrony danych i bezpieczeństwa oraz inne środki – słowa kluczowe „privacy by design” i „privacy by default” – decydują o tym, czy dostawca rozwiązań jest odpowiedni dla Twojego własnego wirtualnego pokoju danych.
3. Zasady korzystania z Dataroom
Zanim bezpieczne pomieszczenie danych będzie mogło zostać uruchomione w środowisku produkcyjnym, należy zweryfikować wszystkie istotne aspekty procesów, na które ma to wpływ. W tym celu należy określić następujące punkty:
Czy istnieje szczegółowe zarządzanie rolami i prawami, które określają, kto i co może robić? Czy poszczególne dokumenty powinny być opatrzone znakami wodnymi, aby uniemożliwić ich przekazanie lub powielenie? Czy dzienniki pokojów danych muszą wiarygodnie rejestrować wszystkie działania w pokoju danych, aby można było śledzić, kto przeglądał, edytował, pobierał lub usuwał co i kiedy? Czy wszyscy użytkownicy mają umowę dotyczącą wirtualnego pokoju danych, na którą każdy partner wyraźnie się zgodził?
Oprócz odpowiedzi na te i inne szczegółowe pytania, wskazane jest przydzielenie współlokatora. Posiada wszelkie niezbędne uprawnienia do stworzenia i skonfigurowania data roomu. Może zapraszać członków, ale sam nie widzi żadnych danych. Ponadto przed współpracą cyfrową w wirtualnej przestrzeni danych wymagana jest koncepcja usunięcia wszystkich udostępnianych i przetwarzanych danych. Pewną rolę odgrywają tutaj również zasady ochrony danych, takie jak przetwarzanie danych osobowych, informacji finansowych i medycznych.
4. Udostępnianie plików i współpraca w pokoju danych
Teraz możesz rozpocząć przesyłanie danych i dokumentów do pokoju danych. W tym celu zalecane są logiczne struktury folderów, które umożliwiają łatwą nawigację w data roomie.
Należy również określić, w jakim stopniu wymiana danych i współpraca cyfrowa różnią się zewnętrznie i wewnętrznie. Gdy wszystko będzie gotowe, uczestników można zaprosić do pokoju danych i nadać im niezbędne role i uprawnienia. Dzięki temu każdy może przeglądać, edytować i pobierać pliki, które chce — nic więcej, nic mniej. Pliki PDF ze znakami wodnymi, ograniczony dostęp do odczytu (tylko do przeglądania) lub cyfrowe foldery spotkań są tak samo ważne dla wymiany danych, jak głosowanie i funkcje czatu dla produktywnej współpracy w przestrzeni wirtualnej.
5. Zoptymalizuj wykorzystanie oprogramowania dataroom
Pracując w czasie rzeczywistym, administratorzy powinni regularnie sprawdzać, czy wszystkim uczestnikom przydzielono niezbędne role i uprawnienia oraz czy są one aktualne. Gdy pracownik odchodzi z firmy lub klient kończy współpracę, należy natychmiast dostosować ustawienia dostępu. Pliki i dokumenty znajdujące się w wirtualnym pokoju danych powinny być również sprawdzane pod kątem aktualności i dostępności. Regularne tworzenie kopii zapasowych dokumentów w pokoju danych jest niezbędne.
Aby wszyscy użytkownicy dobrze się bawili korzystając z wirtualnego pokoju danych, wskazane jest doradzanie nowicjuszom i udostępnianie istniejących skoroszytów w zespole i podmiotom zewnętrznym.
Wirtualny pokój danych oferuje idealną podstawę do przechowywania plików w najlepszy możliwy sposób, nie tylko podczas wymiany, ale także podczas przetwarzania, przy zachowaniu wymogów prawnych i najwyższych standardów bezpieczeństwa. Zwykłe usługi udostępniania plików, które umożliwiają szyfrowaną transmisję, ale nie przetwarzają danych, szybko osiągają swoje granice. Z drugiej strony wirtualny pokój danych jest szybko gotowy do użytku i można go zmienić w dowolnym momencie. Zapewnia to bezproblemową, ale bezpieczną cyfrową współpracę.
* * *
Wykorzystanie pokojów danych jest dziś całkowicie indywidualne, ale także zróżnicowane. Większość dostawców specjalizuje się w konkretnych zastosowaniach lub oferuje kompletne rozwiązania dla określonej branży.
W zależności od potrzeb oprogramowanie VDR jest łatwe w obsłudze. Oprócz czystej funkcjonalności rozwiązania, decydującą rolę odgrywa również poziom bezpieczeństwa i niezawodność dostawcy, bo przecież powierzasz mu swoje kluczowe dla biznesu dane. Ta strona – oferuje wiele przydatnych i szczegółowych informacji o wirtualnych pokojach danych.
Po wybraniu odpowiedniego dostawcy wskazane jest zademonstrowanie rozwiązania na żywo – przetestuj je bezpłatnie. Pozwala to bezpośrednio ocenić użyteczność i kompetencje dostawcy, ponieważ tylko kompleksowo można ocenić jakość dostawcy i jego rozwiązania w praktycznym zastosowaniu.